Jak zabezpieczyć się, zawierając umowę z zagranicznym kontrahentem? Dochodzenie wierzytelności od nierzetelnego kontrahenta jest często procesem kosztownym i długotrwałym, tym bardziej jeśli mamy do czynienia z kontrahentem zagranicznym. Brak weryfikacji partnera handlowego przed zawarciem z nim umowy, albo brak skorzystania z elementarnych form zabezpieczenia swoich roszczeń w umowie, może okazać się niezwykle kosztownym zaniechaniem w sytuacjach spornego dochodzenia naszych roszczeń z naszym kontrahentem. Niniejszy artykuł ma służyć wsparciem dla przedsiębiorców, wchodzącym w relacje biznesowe z zagranicznym kontrahentem.

Etap I (Przed rozpoczęciem współpracy) - Sprawdzenie kontrahenta

Koniecznym etapem przed wejściem w relacje biznesowe z kontrahentem zagranicznym jest jego możliwie dokładna weryfikacja. W przypadku spółek handlowych, domagajmy się od naszego kontrahenta odpisu z właściwego rejestru handlowego, lub sądowego. Będziemy mogli w nim sprawdzić, czy nazwa którą posługuje się spółka jest tożsama z tą wskazaną w rejestrze, czy spółka jest właściwie reprezentowana przy zawieraniu umowy, wreszcie, czy toczy się postępowanie upadłościowe wobec spółki. Wszelkie braki i niedociągnięcia mogą znacznie opóźnić, albo wręcz uniemożliwić dochodzenie naszych roszczeń. W niektórych krajach rejestry sądowe są ogólnodostępne i za pośrednictwem urzędowych portali internetowych będziemy w stanie sprawdzić naszego kontrahenta (np. Bułgaria, kraje skandynawskie). W innych, jak na przykład w Niemczech, odpis z HRB będziemy mogli uzyskać, ale po uiszczeniu opłaty (w Niemczech opłata za odpis aktualny wynosi 4,50 EUR).

Jeśli planujemy poważny wolumenowo kontrakt, warto zainwestować kilkadziesiąt do kilkuset złotych w profesjonalny raport przygotowany przez tzw. „wywiadownię gospodarczą”, oprócz podstawowych danych dostępnych w rejestrach handlowych/sądowych, otrzymamy dane bilansowe i informację o kondycji finansowej spółki. Dla kontrahentów z zachodniej Europy niczym niezwykłym nie jest ponadto żądanie przedłożenia zaświadczeń o niezaleganiu z podatkami, czy składkami z zakresu państwowych ubezpieczeń społecznych.

Brak dochowania elementarnych zasad weryfikacji naszego partnera umownego jest zaniechaniem, które może nas drogo kosztować. W zasadzie takie postępowanie jest dopuszczalne tylko w jednym wypadku, jeśli nasze zlecenia realizowane są wyłącznie po dokonaniu pełnej płatności, w przypadku jeśli dostarczam towar, lub usługę. W odwrotnym wypadku, możemy nie weryfikować drugiej strony, jeśli płacimy po wykonaniu usługi, albo dostarczeniu i sprawdzeniu otrzymanego towaru.

Etap II – Zawieranie umowy

Warto pamiętać, że zawarcie umowy z naszym kontrahentem nie zawsze oznacza uroczyste podpisanie, uprzednio negocjowanego kontraktu przez obie strony. Złożenie i przyjęcie oferty może nastąpić w dowolnej formie, często nawet w postaci dorozumianej, poprzez wysłanie zamówionego przez kontrahenta towaru w odpowiedzi na jego zapytanie. Godząc się na taki sposób kontaktowania, zwróćmy uwagę, czy nasz kontrahent w zapytaniu ofertowym, albo w potwierdzeniu zamówienia nie wskazał na związanie swoimi Ogólnymi Warunkami Umownymi. Jest to praktyka bardzo często stosowana przez przedsiębiorców z Niemiec, Austrii, czy Holandii. Realizacja zamówienia, mimo wskazania przez drugą stronę na związanie własnymi „Warunkami Zamówień” oznacza ich milczący akcept, co na etapie dochodzenia naszych roszczeń, może często okazać się brzemienne w skutkach. Przykładowo, naszych roszczeń możemy dochodzić tylko w kraju naszego kontrahenta, zgodnie z jego porządkiem prawnym. Często okazuje się również, że z uwagi na korzystne dla naszego kontrahenta zapisy w jego „OWU” dochodzenie roszczeń w pełnej wysokości nie będzie możliwe.

Pierwszym elementem zabezpieczenia naszej umowy z zagranicznym kontrahentem jest posiadanie pełnej świadomości gdzie i w jaki sposób będziemy mogli dochodzić naszych roszczeń.

W drugim etapie, poziom i rodzaj zabezpieczeń powinien zostać uzależniony od tego, czy umowa zostanie poddana prawu, które znamy (prawo polskie), czy też obcemu reżimowi prawnemu. W tym pierwszym przypadku, możemy pozwolić sobie na uregulowanie wyłącznie istotnych kwestii umownych (cena, terminy, warunki dostawy). Pozostałe elementy możemy uregulować odsyłając do kodeksu cywilnego. W drugim przypadku powinniśmy kierować się następującą zasadą: im bardziej egzotyczny reżim prawny nasza umowa zakłada, tym bardziej szczegółowe powinny być jej postanowienia, w szczególności powinniśmy jasno określić zakres i zasady zbadania towaru, terminy i zasady realizacji roszczeń z rękojmi, określić wysokość odsetek z tytułu nieterminowej realizacji obowiązków umownych. Zawierając umowę z egzotycznym kontrahentem, np. z Chin, Filipin, czy Indii, powinniśmy dążyć do maksymalnego uregulowania naszych praw i obowiązków umownych, tak aby bez konieczności sięgania do egzotycznych ustaw, ustalić nas status prawny na moment wejścia w spór sądowy.

Niezwykle ważnym elementem zabezpieczenia umowy jest również  kwotowe ograniczenie naszej odpowiedzialności. W ekstremalnych przypadkach, klauzula taka może uchronić nas przed roszczeniami odszkodowawczymi w horrendalnej wysokości i ograniczy je do akceptowalnego poziomu.

Jeśli chodzi o inne, bardziej konkretne, czy specjalistyczne sposoby zabezpieczenia, to warto wskazać na poniższe – globalnie uniwersalne – sposoby, które możemy wykorzystać w zawieranych umowach:

• instytucja poręczenia;
• gwarancja bankowa, gwarancja korporacyjna;
• kaucja gwarancyjna;
• zastrzeżenie własności (rzeczy sprzedanej);
• przewłaszczenie na zabezpieczenie;
• zaliczka/zadatek.

 Etap III – Dochodzenie roszczeń

Warto pamiętać, że również na etapie dochodzenia roszczeń, możemy zabezpieczyć nasze roszczenia. Jest to o tyle istotne, że proces sądowy może trwać kilka, kilkanaście, albo nawet kilkadziesiąt miesięcy. Zabezpieczenie roszczenia polega na zgłoszeniu wniosku do właściwego sądu wskazując na słabą kondycję finansową naszego kontrahenta, mogącą skutkować brakiem możności skutecznej egzekucji roszczenia, oraz wskazując na zasadność naszego roszczenia. Pamiętajmy na koniec, że brak zdecydowanej i szybkiej reakcji wobec niesolidnego kontrahenta, może istotnie zmniejszyć dochodzenie nawet najlepiej skonstruowanej umowy.

Piotr Mrowiec, LL. M., radca prawny, mediator

Rödl & Partner, Gdańsk

P.S. Więcej informacji na ten i wiele tematów dotyczących eksportu w naszym poradniku Vademecum Eksperta dostępnym po uprzednim napisaniu do nas na adres: marketing@stolarkavip.pl lub informacje po nr tel. 531 561-202